Polityka prywatności

  1. POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
    1. SKRÓTY I DEFINICJE.

     

    1. Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych.
    2. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
    3. Administrator oznacza Rasiewicz Oleksyn Kancelaria Prawna Spółka Jawna. z siedzibą w Warszawie (01-207) przy ulicy Karolkowej 30
    4. Kancelaria oznacza Kancelarię pod firmą Rasiewicz Oleksyn Kancelaria Prawna Spółka Jawna. z siedzibą w Warszawie.
    5. Dane oznaczają dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
    6. Osoba/ Osoby oznacza osobę lub osoby, których dane dotyczą i których dane osobowe są przetwarzane przez Kancelarię.
    7. Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie.
    8. Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Kancelaria powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
    9. Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
    10. Organ nadzorczy – oznacza Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    11. Strona www oznacza witrynę internetową pod adresem: www.roa.pl

     

    1. CELE, PODSTAWY PRAWNE i OKRES PRZETWARZANIA DANYCH.

     

    1. Cele.

    Kancelaria przetwarza Dane w celach świadczonych przez nią usług oraz w związku z ich świadczeniem, takich jak: świadczenie pomocy prawnej, w tym zastępowanie klientów przed sądami i urzędami, udzielanie porad prawnych oraz sporządzanie opinii prawnych, prowadzenie szkoleń, spełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości, w tym prowadzenie dokumentacji podatkowej oraz przechowywanie dowodów księgowych, archiwizacja Danych przetwarzanych w związku ze świadczeniem pomocy prawnej oraz procesami rekrutacji, marketingu usług Kancelarii (w tym informowania o działalności Kancelarii oraz o wydarzeniach, w których uczestniczy Kancelaria), a także w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Kancelarii lub strony trzeciej.

    1. Podstawy prawne.

    Dane są przetwarzane zgodnie z art. 5 RODO i/lub przepisami ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze oraz ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, w tym z poszanowaniem tajemnicy zawodowej adwokata i radcy prawnego.

    W zależności od celu, w jakim Dane są przetwarzane, podstawą działania Kancelarii jest:

    1) zgoda na przetwarzanie Danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

    2) wykonanie umowy zawartej pomiędzy Osobą a Kancelarią,
    lub podjęcie przez Kancelarię działań na żądanie Osoby przed zawarciem
    umowy – w tym przekazanie Danych podczas rozmów
    telefonicznych bądź przesłanych pocztą elektroniczną przed dokonaniem
    zlecenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

    3) uzyskanie Danych podczas kontaktów biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

    4) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. c
    RODO);

    5) sytuacja, w której przetwarzanie jest niezbędne dla celów wynikających z
    prawnie uzasadnionych interesów Kancelarii lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

    1. Okres przetwarzania Danych.
        1. Dane są przetwarzane jedynie przez minimalny okres niezbędny do celów określonych w niniejszej Polityce. Przede wszystkim kopie Danych w formie umożliwiającej identyfikację przechowywane są tak długo, jak jest to konieczne w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce, chyba że obowiązujące prawo wymaga dłuższego okresu przechowywania. W szczególności Kancelaria może przechowywać Dane przez okres niezbędny do ustanowienia, wykonania lub obrony praw.
        2. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z zasobów Kancelarii. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Kancelarię.

     

    1. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE

     

    1. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

     

    1. Kancelaria dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z Osobami.
    2. Kancelaria ułatwia Osobom korzystanie z przysługujących im praw poprzez podjęcie niezbędnych działań, w tym zamieszczenie na stronie www.roa.pl informacji o prawach tych osób i sposobie ich skorzystania.
    3. Kancelaria dba o dotrzymanie prawnych terminów realizacji ciążących na niej obowiązków.
    4. Kancelaria wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelnienia osób dla potrzeby realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
    5. W celu realizacji praw jednostki Kancelaria zapewnia mechanizmy pozwalające zidentyfikować Dane konkretnych osób przetwarzane przez Kancelarię, wprowadzać do nich zmiany i usuwać te Dane.
    6. Kancelaria dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
    7. Kancelaria informuję Osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej Osoby.
    8. Kancelaria informuje Osobę o jej prawach przy pozyskiwaniu Danych od tej Osoby.
    9. Kancelaria informuje o prawach Osobę przy pozyskiwaniu Danych o tej Osobie od innych podmiotów.
    10. Kancelaria informuje Osobę w przypadku zmiany celu przetwarzania Danych.
    11. Kancelaria informuje odbiorców Danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania Danych (chyba, że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie to niemożliwe).
    12. Kancelaria informuje Osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania Danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą Osobą.

     

    1. Prawa Osób, których Dane są przetwarzane.

     

    Realizując prawa Osób, których Dane dotyczą, Kancelaria wprowadza gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości, o tym, że wykonanie żądania Osoby o wydanie kopii Danych lub prawa do przeniesienia Danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną Danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Kancelaria może zwrócić się do Osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

     

    Cofnięcie zgody na przetwarzanie.

    Zgodę na przetwarzanie Danych można cofnąć pisząc na adres: office@roa.pl. Cofnięcie zgody odnosi skutek od momentu tego zdarzenia.

    Nieprzetwarzanie

    Kancelaria informuje zidentyfikowane Osoby o tym, że nie przetwarza Danych ich dotyczących, jeśli takie Osoby zgłosiły żądanie dotyczące ich praw.

    Dostęp do Danych

    Na żądanie Osoby, dotyczące dostępu do Danych, Kancelaria informuje, czy przetwarza jej Dane oraz informuje o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu Danych), a także udziela tej Osobie dostępu do tych Danych.

    Odmowa

    Kancelaria informuje w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach z tym związanych.

    Kopie Danych

    Na żądanie Osoby, Kancelaria wydaje kopię Danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii Danych. Kancelaria może wprowadzić cennik kopii Danych, zgodnie z którym może pobierać opłaty za kolejne kopie Danych. Cena kopii Danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii Danych (min. wynagrodzenie pracownika sporządzającego kopię Danych, koszt materiałów biurowych).

    Sprostowanie Danych

    Kancelaria dokonuje sprostowania nieprawidłowych Danych na żądanie Osoby. Kancelaria ma prawo odmówić sprostowania Danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości Danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania Danych Kancelaria na żądanie Osoby informuje o odbiorcach Danych.

    Uzupełnienie Danych

    Kancelaria uzupełnia i aktualizuje Dane na żądanie Osoby. Kancelaria ma prawo odmówić uzupełnienia Danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania Danych. Kancelaria może polegać na oświadczeniu Osoby, co do uzupełnianych Danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Kancelarię procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

    Usunięcie Danych

    Na żądanie Osoby Kancelaria usuwa Dane, gdy:

    1. podane przez nią Dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach;
    2. zgoda na ich przetwarzanie została przez nią cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
    3. Osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych Danych;
    4. Dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
    5. konieczność usunięcia Danych wynika z obowiązku prawnego.

    W przypadku usunięcia Danych Kancelaria informuje na żądanie Osoby o odbiorcach Danych.

    Ograniczenie przetwarzania

    Kancelaria dokonuje ograniczenia przetwarzania Danych, na żądanie Osoby, gdy:

    1. prawidłowość Danych jest kwestionowana – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość;
    2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Osoba sprzeciwia się usunięciu Danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
    3. Kancelaria nie potrzebuje już Danych do celów w jakich zostały udostępnione ale są one potrzebne Osobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    4. Osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Kancelarii zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

    W trakcie ograniczenia przetwarzania Kancelaria przechowuje Dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje) bez zgody Osoby, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

    W przypadku ograniczenia przetwarzania Danych Kancelaria informuje na żądanie Osobę o odbiorcach Danych.

    Przenoszenie Danych

    Na żądanie Osoby Kancelaria wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, Dane dotyczące tej Osoby, które zostały przez nią dostarczone do Kancelarii, przetwarzane na podstawie zgody tej Osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy zawartej z nią, w systemach informatycznych Kancelarii.

    Sprzeciw w szczególnej sytuacji

    Jeżeli Osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej Danych, a Dane przetwarzane są przez Kancelarię w oparciu o uzasadniony interes Kancelarii lub o powierzone Kancelarii zadanie w interesie publicznym, Kancelaria uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Kancelarii ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności Osoby zgłaszającej sprzeciw lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

    Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego

    Jeżeli Osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej Danych przez Kancelarię na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Kancelaria uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

    Brak profilowania

    Dane nie są przedmiotem profilowania jako jednej z form zautomatyzowanego przetwarzania Danych.

    Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

    Jeśli Osoba uzna, że przetwarzanie Danych narusza jej prawa, może wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie ochrony dany osobowych.

     

    1. ODBIORCY DANYCH 

     

    Kancelaria na podstawie umowy powierzenia przetwarzania Danych udostępnia Dane podmiotom świadczącym usługi IT, w tym usługi cloud computing, podmiotom świadczącym usługi obsługi księgowej, audytowej i prawnej, usługi w zakresie call center i działań marketingowych współpracującym z Kancelarią, innym podmiotom przetwarzającym dane w imieniu ROA na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a także zgodnie z innymi zasadami RODO organom administracji, służbom państwowym i sądom.

    Dane nie są przekazywane do krajów znajdujących się poza Unią Europejską. W przypadku przekazania Danych do państw trzecich znajdujących się poza UE – ROA zastosuje odpowiednie instrumenty mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa Danych.

    W związku ze współpracą z innymi kancelariami prawniczymi oraz ze swoimi dostawcami oraz ROA może powierzać przetwarzanie Państwa danych osobowych wyżej wskazanym podmiotom. Podmioty te będą zobowiązane do zachowania poufności Danych oraz do przetwarzania ich zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

     

    1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

     

    Zmiany Polityki
    Wszelkie zmiany wprowadzane do Polityki w przyszłości, wynikające z weryfikacji i aktualizacji Polityki będą publikowane na stronach www.roa.pl

    Kontakt

    W razie jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: office@roa.pl

    Obowiązywanie Polityki.
    Polityka obowiązuje od 1 stycznia 2021 r.